プライバシーポリシーページの作り方と載せたい項目

プライバシーポリシーとは何のためのページか

プライバシーポリシーは、会社がお客様の個人情報を「何のために集めて、どう扱い、どう守るのか」を書いて公開するページです。「個人情報保護方針」と呼ぶこともあります。

日本では、個人情報を扱う会社は個人情報保護法のルールに沿う必要があります。たとえば、受け取った個人情報を何に使うのか（利用目的）を本人に知らせるか、公表しておくことが求められています。ホームページに方針をまとめて載せておくのは、この「公表」を分かりやすく行う方法として広く使われています。

また、お客様の側から見ても、フォームに名前や連絡先を入れる前に「この会社は情報をどう扱うのだろう」と確かめられるページがあると安心です。法律への対応と、お客様への誠実さを示すこと。この2つが、プライバシーポリシーを置く主な理由です。

プライバシーポリシーに載せたい基本の項目

書き方に決まった形はありませんが、多くの会社が載せている項目には共通点があります。まずは全体を表で見てみましょう。

事業者の情報

誰が個人情報を扱っているのかをはっきりさせる項目です。会社名と住所、代表者の氏名を書いておきます。会社概要ページに載っている内容と同じでかまいません。

集める個人情報と利用目的

プライバシーポリシーの中で、いちばん大切なのがこの部分です。「どんな情報を」「何に使うのか」を、読んだ人が具体的に思い浮かべられるように書きます。

たとえば「お問い合わせへの回答のため」「お見積もりや資料をお送りするため」「当社サービスのご案内をお送りするため」のように、実際の使い道を一つずつ並べます。「当社の事業活動のため」のような、何にでも当てはまる書き方だけでは、利用目的を伝えたことになりにくいので注意してください。

第三者への提供と外部への委託

お客様の情報を、本人の同意なしに他の会社へ渡さないことを書きます。ただし、法律で認められている場合（法令にもとづく求めがあったときなど）は例外になるので、その点も添えておきます。

一方で、メールの配信サービスや予約システム、顧客管理のツールなど、外部のサービスに情報の管理を任せている場合は「委託」にあたります。委託先をきちんと管理することを書いておくと、読む人にとっても分かりやすくなります。

安全管理の取り組み

情報を守るためにどんなことをしているかを書きます。「アクセスできる担当者を限っている」「パソコンにパスワードを設定している」「社員に個人情報の扱いを伝えている」など、実際に行っている対策を書くのが基本です。

開示などの手続きと窓口

お客様から「自分の情報を見せてほしい」「間違っているので直してほしい」「使うのをやめてほしい」と言われたときの受付方法を書きます。あわせて、個人情報の扱いについての問い合わせ先（担当部署、電話番号、メールアドレスなど）も載せておきましょう。

Cookie・アクセス解析

ホームページの見られ方を調べるために、Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールを入れている会社は多いと思います。こうしたツールはCookie（クッキー）という仕組みを使って閲覧の情報を集めます。ツールを使っていること、その目的、Cookieを止める方法があることなどを書いておくと親切です。

ひな形を自社に合わせて書くときの注意点

インターネット上には、プライバシーポリシーのひな形がたくさん公開されています。下書きとして参考にするのは便利ですが、そのまま貼り付けるのはおすすめしません。ここでは、自社に合わせて書き直すときに気をつけたい点をまとめます。

実際の業務と内容がずれていないか

ひな形には、自社では行っていないことが書かれている場合があります。たとえば、ネットショップを持っていないのに「商品の発送のため」と書いてあったり、反対に、メールマガジンを送っているのに利用目的にそれが入っていなかったりするケースです。

利用目的に書いていない使い方をすると、ルールに沿っていない扱いになるおそれがあります。社内で個人情報が実際にどう使われているかを一度洗い出し、書かれている内容と合っているか確かめてください。

書いた対策を本当に行っているか

安全管理の項目に立派な対策を並べても、実際に行っていなければ意味がありません。それどころか、お客様に誤解を与えることになります。「今できていること」を正直に書き、対策を増やしたときに書き足していくほうが誠実です。

ホームページ以外の情報も含めるか

個人情報は、問い合わせフォームだけから集まるわけではありません。電話での受付、店頭での申込書、名刺交換、展示会のアンケートなども含まれます。プライバシーポリシーを「会社全体の方針」として書くのか、「ホームページで集める情報について」に絞るのかを決めておくと、書く範囲がはっきりします。

使っているツールを把握しているか

ホームページ制作会社に任せていると、アクセス解析や広告の効果測定のためのタグ（目印となるコード）がいつの間にか入っていることがあります。どんなツールが入っているかを制作会社に確認し、Cookieの項目に反映させましょう。

なお、ホームページで外部のツールに利用者の情報を送る場合のルールは、個人情報保護法以外の法律（電気通信事業法など）でも定められていることがあります。自社が対象になるかどうかはサイトの内容によって変わるため、気になる場合は専門家に確認すると安心です。

プライバシーポリシーを作る手順

実際に作るときは、次の順番で進めるとまとまりやすくなります。

1. 集めている個人情報を書き出す
   問い合わせフォーム、資料請求、電話、紙の申込書など、どこからどんな情報が入ってくるかを一覧にします。
2. それぞれの使い道を書き出す
   返信、見積もり、契約の手続き、お知らせの送付など、実際の使い方を並べます。
3. 外部に任せている業務を確認する
   メール配信、サーバー、顧客管理のツールなど、情報を預けている先を確認します。
4. 社内での守り方を確認する
   誰が情報を見られるか、どこに保管しているかを整理します。
5. ひな形を参考に文章にする
   ここまでで洗い出した内容をもとに、ひな形の文章を自社の実情に合わせて書き換えます。
6. 社内で読み合わせをする
   実際に個人情報を扱う担当者にも読んでもらい、ずれがないか確かめます。
7. ホームページに公開する
   制定日を入れて公開し、フォームなどからたどれるようにします。

先に「書き出す」作業をしておくと、ひな形のどこを残してどこを直せばよいかが見えてきます。いきなり文章から作り始めるより、結果的に早く仕上がることが多いです。

ページの置き場所と見せ方の工夫

せっかく作ったプライバシーポリシーも、見つけにくい場所にあると役に立ちません。次の点を意識して配置しましょう。

• すべてのページの一番下（フッター）に、プライバシーポリシーへの案内を置く
• 問い合わせフォームの送信ボタンの近くに「プライバシーポリシーに同意のうえ送信してください」といった一文と、ページへの案内を置く
• 必要に応じて、同意のチェック欄をフォームに設ける
• 見出しを付けて、項目ごとに区切って読みやすくする
• 制定日と最終改定日をページの最後に書いておく

文章が長くなりがちなページなので、項目ごとに見出しを付け、一文を短めにするだけでも読みやすさは大きく変わります。「法律の文章だから難しくて当たり前」と考えず、お客様が読んで分かる言葉を選ぶことを心がけてください。

よくある疑問

問い合わせフォームが無くても必要ですか

フォームが無くても、電話やメールで受け取った情報、名刺や顧客名簿などで個人情報を扱っていれば、利用目的の公表などのルールは関係してきます。ホームページに方針を載せておくと、その公表の場として使えます。

一度作れば見直さなくてよいですか

新しいサービスを始めた、メール配信を始めた、使うツールを変えた、といったときには内容を見直す必要があります。法律が改正されることもあるので、年に一度など時期を決めて読み返すと安心です。改定したときは改定日を更新しておきましょう。

ほかの会社の文章をまねしてもよいですか

他社のプライバシーポリシーをそのまま写すのは避けてください。業務の内容が違えば書くべき内容も変わりますし、文章の扱いをめぐって問題になることも考えられます。構成の参考にとどめ、自社の言葉で書くようにしましょう。